全面推进档案工作数字化转型,建设高水平数字档案馆,是贯彻落实“三个走向”重要论述精神的必然要求。多年来,广西壮族自治区档案馆紧紧围绕基础设施、系统功能、档案资源、保障体系、服务绩效5方面,扎实推进档案信息化强基工程和科技兴档工程,加快推动档案工作数字化转型,并于今年6月通过全国示范数字档案馆系统测试,为自治区各级档案馆加快推进信息化建设发挥了示范引领作用。
一是站在学习贯彻档案工作“走向现代化”重要论述精神的高度定位。自治区档案馆坚持“三个走向”,落实国家档案局“实现以档案信息化为核心的档案管理现代化”部署要求,将数字档案馆建设作为推进档案馆事业现代化,更好服务中心大局、更好服务人民群众的重大举措,以党的创新理论和档案事业发展新理念新要求统一思想、凝聚力量,积极克服数字资源匮乏、技术力量薄弱、缺少经验借鉴等困难,谋划推进数字档案馆建设。
二是站在融入数字广西建设大局的高度谋划。自治区党委政府高度重视数字档案馆建设,历任自治区彭清华、鹿心社、刘宁等领导同志都对推进档案事业创新发展、加强档案信息化建设作出指示批示,党委政府分管领导多次到馆实地调研,对数字档案馆建设提出明确要求。《广西壮族自治区国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》将“推动档案信息资源共享服务平台应用”作为“加快数字广西建设”重要内容,自治区发改、财政、工信、大数据等部门在资金、项目等方面给予大力支持,形成了档案局馆主导、各部门支持配合的良好工作格局。
三是站在适应档案事业转型发展新形势的高度落实。国家档案局印发《数字档案馆系统测试办法》后,自治区档案馆成立了创建工作领导小组,指定一名副馆长专责,明确创建全国示范数字档案馆目标,落实工作责任,对标推进基础设施、数字档案馆系统、馆藏数字化等各项指标任务,申请增设档案信息化工作处(电子档案管理部),配备专业人员,加大财政投入,加大力度推进数字档案馆建设。同时,采取“请进来、走出去”的办法,邀请全国档案信息化专家进行专题辅导,传授先进经验,进行规划论证和项目验收。赴先进省市档案馆,学习借鉴先进经验,不断改进优化创建方案。
一是高标准抓好基础设施建设。建成符合电子信息系统机房设计规范B级标准的数据中心机房及网络机房,配备服务器、磁盘阵列等设施设备,坚持基础设施和安全保障体系建设同规划同部署,连续8年通过网络信息安全等级保护测评,为档案馆系统功能发挥和安全运行提供了可靠保障。
二是高标准抓好数字档案馆系统建设。编制实施数字档案馆建设三年规划,分期建成数字档案馆系统。系统功能深度契合档案“收管存用”各业务流程,高度匹配数据管理各标准要求,同时定制了具有本馆特色的开放鉴定、档案纠错等功能模块,与各业务部室、有关部门实时沟通协作,为系统建设“问诊号脉”、及时查漏补缺。
三是高标准抓好档案数字资源建设。以“存量数字化、增量电子化”作为资源建设整体思路,规范建设3条档案数字化生产线,实现馆藏纸质数字化率95%以上、音像档案数字化率100%。制定《接收归档电子文件暂行办法》等,开展档案数字资源接收工作,持续采集本地媒体重要电视新闻,建立了涵盖所有数字档案的资源总库和开放档案数字资源利用库。
四是高标准抓好服务能力提升。对标先进省市,不断完善系统功能,提升档案馆公共服务能力,实现了各部室利用数字档案馆系统有序开展“收管存用”各项业务工作,自治区、市、县综合档案馆信息资源共享。
一是赋能档案资政作用。利用数字资源提升档案资政的深度和时效,建立重大活动和重特大事件档案数据库,为档案资政辅政提供强大数据支撑。近年来,围绕党的建设、重大活动、改革开放等专题编报的《资政参考》多次获得自治区党委政府和国家档案局领导批示肯定。
二是赋能档案开放审核。发挥档案开放鉴定系统模块功能,构建档案移交单位、鉴定部门和第三方协同联动机制,合作探索推进智能辅助档案开放审核,年审核量由5万件跃升至37万件,档案开放审核效率显著提升。
三是赋能档案编研利用。利用搜索查询、专题组织、在线编研等功能,有效提升编研利用质量和效率,编辑出版档案书籍画册、举办展览更加精准高效,查档利用办理时间从15分钟缩短到5分钟以内。
四是赋能档案资源共享。在实现区、市、县档案馆“异地查档、跨馆出证”基础上,与自治区民政厅合作实现了全区婚姻登记档案“一网通查”,接入全国档案查询利用服务平台,实现系统“并网”,打破数据“孤岛”,为群众提供更加精准方便的服务。
五是赋能档案数据提质。在提升档案数据质量上下功夫,依托数字档案馆系统开展档案目录、数字化成果和实体“质量审核三对应”工作,核对完善馆藏档案数字资源。
六是赋能档案保管保护。以数字化复制件代替原件利用,有效保护了实体档案。馆电子文件备份中心保存纸质档案数字化副本4.53亿画幅,已成为广西区直单位和各级综合档案馆档案数字资源的异地备份、安全保管基地,档案安全保障更加有力。
完成全国示范数字档案馆创建,只是推进档案工作现代化新征程的第一步,自治区档案馆将继续锚定“实现以信息化为核心的档案管理现代化”目标,统筹考虑、超前谋划,推动档案信息化建设纳入信息技术与大数据发展进程,融入数字广西、数字中国建设大局,为奋力开创新时代壮美广西建设新局面贡献力量。